Plataforma para congressos e seminários corporativos
Participante, palestrante, patrocinador e imprensa se inscrevem no mesmo formulário, cada um com as perguntas do seu perfil. As salas têm vagas próprias, cada estande mostra quem passou por ele e a presença pode ser recortada pelo horário de cada palestra.
Ideal para
- Congresso setorial
- Seminário
- Simpósio
- Fórum
- Jornada
- Workshop
- Encontro de associados
- Semana de tecnologia
As seis decisões de um congresso ou seminário
Vários perfis, várias salas e patrocinadores que querem prova. Três das seis decisões são explicadas aqui; as outras três têm página própria.
Como cada perfil se inscreve
Participante, palestrante, patrocinador e imprensa usam o mesmo formulário. Uma pergunta pode aparecer só quando a resposta anterior atende a uma regra: igual a um valor, diferente, com um trecho, preenchida ou vazia. O que ficou escondido não é validado nem gravado. A resposta também pode definir a situação com que a pessoa entra na lista, como confirmado, lista de espera ou aguardando resposta.
Como cada sala controla as vagas
Um congresso tem várias salas, e cada uma lota por conta própria. A vaga é conferida no servidor na hora do envio, mesmo quando a página ainda mostra a vaga.
Como o estande de cada patrocinador é medido
Cada estande é uma ativação, com nome e cor e, se o organizador quiser, um teto de visitantes e uma janela de horário. A equipe registra a passagem de cada pessoa pelo aplicativo ou pela estação no navegador, com o horário e o nome de quem registrou. O relatório do estande mostra quantos dos presentes passaram por ele e lista quem passou, com nome, e-mail, empresa e cargo. A permanência conta da passagem até a saída do evento, e a saída não registrada aparece como estimada.
Como saber quem estava presente durante uma palestra
Informe o horário da palestra e a plataforma recalcula os indicadores só para esse intervalo: quem chegou antes e saiu depois também entra na conta, com a permanência cortada nos limites da janela. O recorte vale nos gráficos e também na planilha baixada. A presença é a do evento, com entrada e saída na porta, e a saída não registrada aparece como estimada.
O que acontece na porta
Vários pontos de credenciamento leem os QR Codes ao mesmo tempo sobre a mesma lista, e quem chega sem inscrição é cadastrado na hora, com o formulário do evento.
De onde vem a lista
Palestrantes, associados e convidados dos patrocinadores costumam chegar em planilhas separadas. A importação junta as listas sem duplicar quem aparece em mais de uma.
Um congresso de 1.200 participantes, na prática
Um roteiro montado para mostrar a ordem das coisas, das inscrições ao dia seguinte. Não é caso de cliente.
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60 dias antes
As inscrições abrem num formulário só. Cada perfil vê as próprias perguntas, e a imprensa entra aguardando resposta até a equipe decidir.
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30 dias antes
As listas de palestrantes e de associados entram por importação, e cada uma vira uma categoria da lista.
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7 dias antes
Os lembretes automáticos chegam por e-mail e pelo WhatsApp.
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No dia
Vários pontos de credenciamento leem os QR Codes. Cada sala e cada estande registram a passagem de quem chega, com horário e operador.
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No dia seguinte
O relatório recorta a presença pelo horário de cada palestra, e a planilha de permanência de cada estande está pronta para ir ao patrocinador.
Escopo, dito antes da proposta
O que a plataforma cobre num congresso e o que fica de fora, para a conversa comercial começar do que existe.
Programação, palestrantes e trabalhos
A programação e os palestrantes aparecem na página do evento. A submissão e a avaliação de trabalhos e os comitês científicos não fazem parte da plataforma.
Perfil e categoria
O perfil escolhido no formulário decide as perguntas e a situação de quem se inscreve. A categoria da lista, que recorta os relatórios, é atribuída pela equipe ou vem da importação.
Presença por sala
A saída é registrada na porta do evento. A passagem por uma sala ou por um estande não tem saída, então o recorte por horário mede a presença no evento, e não o tempo dentro de cada sala.
Perguntas frequentes sobre congressos e seminários corporativos
Como ter perguntas diferentes na inscrição de palestrante, imprensa e participante?
Com um campo de perfil no formulário e perguntas condicionais. Cada pergunta pode aparecer só quando a resposta anterior atende a uma regra, e as regras se combinam com todas ou qualquer uma. O que ficou escondido não é validado nem gravado, e o mesmo vale para cada acompanhante, avaliado com as respostas dele.
Como registrar a passagem dos participantes pelo estande de cada patrocinador?
Cada estande é cadastrado como uma ativação. A equipe registra a passagem pelo aplicativo ou pela estação no navegador, com o horário e o nome de quem registrou, e a mesma pessoa passando duas vezes conta uma vez no alcance. O relatório do estande mostra o alcance sobre quem foi credenciado, lista quem passou e exporta a permanência em CSV ou XLSX. A permanência conta da passagem até a saída do evento, e a saída que não foi registrada aparece como estimada.
Dá para saber quem estava na sala durante a palestra de abertura?
Dá para saber quem estava no evento durante o horário da palestra. O recorte por horário recalcula os indicadores, os gráficos e a planilha para o intervalo escolhido, contando quem chegou antes e saiu depois, com a permanência cortada na janela. A presença é a do evento, registrada na porta, e a saída que não foi registrada é estimada até o horário de término configurado. Em vários auditórios, a passagem por cada sala é registrada, mas sem saída.
Dá para aprovar antes quem se inscreve como imprensa ou palestrante?
Dá, de duas formas. A resposta do perfil pode definir a situação com que a pessoa entra, como aguardando resposta ou lista de espera, e a equipe confirma na lista. Ou o formulário inteiro pode exigir aprovação: toda inscrição nasce pendente e só vale depois de aprovada, com o registro de quem decidiu e quando.
O relatório separa palestrantes, patrocinadores e participantes?
Separa por categoria. Um seletor recorta de uma vez os indicadores, os gráficos, as tabelas e os arquivos exportados, e o percentual é calculado dentro do público escolhido. A categoria é atribuída pela equipe ou vem da importação: o formulário público não a define.
Veja um congresso rodando na plataforma
Em uma demonstração você vê o formulário por perfil, o relatório de um estande e a presença recortada pelo horário de uma palestra.
Quer saber como funciona a contratação? Veja como se contrata por evento.