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Eventos com salas, palestrantes e patrocinadores

Plataforma para congressos e seminários corporativos

Participante, palestrante, patrocinador e imprensa se inscrevem no mesmo formulário, cada um com as perguntas do seu perfil. As salas têm vagas próprias, cada estande mostra quem passou por ele e a presença pode ser recortada pelo horário de cada palestra.

Ver as seis decisões

Ideal para

  • Congresso setorial
  • Seminário
  • Simpósio
  • Fórum
  • Jornada
  • Workshop
  • Encontro de associados
  • Semana de tecnologia
Do formulário ao relatório

As seis decisões de um congresso ou seminário

Vários perfis, várias salas e patrocinadores que querem prova. Três das seis decisões são explicadas aqui; as outras três têm página própria.

1 Explicada nesta página

Como cada perfil se inscreve

Participante, palestrante, patrocinador e imprensa usam o mesmo formulário. Uma pergunta pode aparecer só quando a resposta anterior atende a uma regra: igual a um valor, diferente, com um trecho, preenchida ou vazia. O que ficou escondido não é validado nem gravado. A resposta também pode definir a situação com que a pessoa entra na lista, como confirmado, lista de espera ou aguardando resposta.

2

Como cada sala controla as vagas

Um congresso tem várias salas, e cada uma lota por conta própria. A vaga é conferida no servidor na hora do envio, mesmo quando a página ainda mostra a vaga.

3 Explicada nesta página

Como o estande de cada patrocinador é medido

Cada estande é uma ativação, com nome e cor e, se o organizador quiser, um teto de visitantes e uma janela de horário. A equipe registra a passagem de cada pessoa pelo aplicativo ou pela estação no navegador, com o horário e o nome de quem registrou. O relatório do estande mostra quantos dos presentes passaram por ele e lista quem passou, com nome, e-mail, empresa e cargo. A permanência conta da passagem até a saída do evento, e a saída não registrada aparece como estimada.

4 Explicada nesta página

Como saber quem estava presente durante uma palestra

Informe o horário da palestra e a plataforma recalcula os indicadores só para esse intervalo: quem chegou antes e saiu depois também entra na conta, com a permanência cortada nos limites da janela. O recorte vale nos gráficos e também na planilha baixada. A presença é a do evento, com entrada e saída na porta, e a saída não registrada aparece como estimada.

5

O que acontece na porta

Vários pontos de credenciamento leem os QR Codes ao mesmo tempo sobre a mesma lista, e quem chega sem inscrição é cadastrado na hora, com o formulário do evento.

6

De onde vem a lista

Palestrantes, associados e convidados dos patrocinadores costumam chegar em planilhas separadas. A importação junta as listas sem duplicar quem aparece em mais de uma.

Cenário ilustrativo

Um congresso de 1.200 participantes, na prática

Um roteiro montado para mostrar a ordem das coisas, das inscrições ao dia seguinte. Não é caso de cliente.

  1. 60 dias antes

    As inscrições abrem num formulário só. Cada perfil vê as próprias perguntas, e a imprensa entra aguardando resposta até a equipe decidir.

  2. 30 dias antes

    As listas de palestrantes e de associados entram por importação, e cada uma vira uma categoria da lista.

  3. 7 dias antes

    Os lembretes automáticos chegam por e-mail e pelo WhatsApp.

  4. No dia

    Vários pontos de credenciamento leem os QR Codes. Cada sala e cada estande registram a passagem de quem chega, com horário e operador.

  5. No dia seguinte

    O relatório recorta a presença pelo horário de cada palestra, e a planilha de permanência de cada estande está pronta para ir ao patrocinador.

Antes de pedir a demonstração

Escopo, dito antes da proposta

O que a plataforma cobre num congresso e o que fica de fora, para a conversa comercial começar do que existe.

Programação, palestrantes e trabalhos

A programação e os palestrantes aparecem na página do evento. A submissão e a avaliação de trabalhos e os comitês científicos não fazem parte da plataforma.

Perfil e categoria

O perfil escolhido no formulário decide as perguntas e a situação de quem se inscreve. A categoria da lista, que recorta os relatórios, é atribuída pela equipe ou vem da importação.

Presença por sala

A saída é registrada na porta do evento. A passagem por uma sala ou por um estande não tem saída, então o recorte por horário mede a presença no evento, e não o tempo dentro de cada sala.

Dúvidas

Perguntas frequentes sobre congressos e seminários corporativos

Como ter perguntas diferentes na inscrição de palestrante, imprensa e participante?

Com um campo de perfil no formulário e perguntas condicionais. Cada pergunta pode aparecer só quando a resposta anterior atende a uma regra, e as regras se combinam com todas ou qualquer uma. O que ficou escondido não é validado nem gravado, e o mesmo vale para cada acompanhante, avaliado com as respostas dele.

Como registrar a passagem dos participantes pelo estande de cada patrocinador?

Cada estande é cadastrado como uma ativação. A equipe registra a passagem pelo aplicativo ou pela estação no navegador, com o horário e o nome de quem registrou, e a mesma pessoa passando duas vezes conta uma vez no alcance. O relatório do estande mostra o alcance sobre quem foi credenciado, lista quem passou e exporta a permanência em CSV ou XLSX. A permanência conta da passagem até a saída do evento, e a saída que não foi registrada aparece como estimada.

Dá para saber quem estava na sala durante a palestra de abertura?

Dá para saber quem estava no evento durante o horário da palestra. O recorte por horário recalcula os indicadores, os gráficos e a planilha para o intervalo escolhido, contando quem chegou antes e saiu depois, com a permanência cortada na janela. A presença é a do evento, registrada na porta, e a saída que não foi registrada é estimada até o horário de término configurado. Em vários auditórios, a passagem por cada sala é registrada, mas sem saída.

Dá para aprovar antes quem se inscreve como imprensa ou palestrante?

Dá, de duas formas. A resposta do perfil pode definir a situação com que a pessoa entra, como aguardando resposta ou lista de espera, e a equipe confirma na lista. Ou o formulário inteiro pode exigir aprovação: toda inscrição nasce pendente e só vale depois de aprovada, com o registro de quem decidiu e quando.

O relatório separa palestrantes, patrocinadores e participantes?

Separa por categoria. Um seletor recorta de uma vez os indicadores, os gráficos, as tabelas e os arquivos exportados, e o percentual é calculado dentro do público escolhido. A categoria é atribuída pela equipe ou vem da importação: o formulário público não a define.

Veja um congresso rodando na plataforma

Em uma demonstração você vê o formulário por perfil, o relatório de um estande e a presença recortada pelo horário de uma palestra.

Quer saber como funciona a contratação? Veja como se contrata por evento.