Gestão de convidados para eventos corporativos
A lista é o ativo. Ela entra por planilha, formulário ou CRM com uma ficha por pessoa, guarda os campos que a sua empresa usa de verdade e chega a cada pessoa da equipe no recorte que cabe a ela.
Como a lista de convidados entra na plataforma
Numa empresa a lista chega por vários caminhos ao mesmo tempo: a planilha do patrocinador, a inscrição feita no site, o registro que já existe no CRM e o nome cadastrado direto na ficha. As quatro portas gravam na mesma base, com as mesmas regras.
Planilha do cliente, do patrocinador e do RH
Assistente de três etapas — envio, mapeamento e confirmação: arquivo XLS, XLSX ou CSV de até 10 MB, mapeamento das colunas com sugestão automática para rótulos comuns em português e em inglês, prévia das primeiras linhas já transformadas e só então a gravação. O processamento roda em lotes de 100 linhas, em segundo plano, com percentual, cancelamento e relatório final apontando o número da linha de cada erro.
Formulário de inscrição do próprio evento
Quem já estava na lista por importação e depois se inscreve tem o registro existente promovido, em uma única gravação: continua sendo uma ficha só. A origem muda de importação para inscrição espontânea, e a plataforma segue distinguindo quem se inscreveu sozinho de quem o organizador colocou na lista.
CRM, intranet ou ERP da empresa
Cada integração ganha um endereço de recebimento exclusivo e uma chave própria. O de/para dos campos é desenhado na tela, com tradução de valores (o parceiro manda um código, a plataforma grava o rótulo). A política para quem já existe é escolhida na própria integração — atualizar o cadastro ou ignorar o envio repetido —, e um envio incompleto preserva o dado que já estava lá.
Cadastro direto na base
Ficha com nome, sobrenome, e-mail, WhatsApp, empresa, departamento, cargo, tipo de cargo e país, além de categorias e campos personalizados — todos validados contra a empresa correta antes do vínculo. O e-mail é conferido contra a organização na hora da gravação, com mensagem clara quando ele já pertence a outra pessoa.
A importação carrega a lista com os automatismos suspensos
Durante a importação e as ações em lote, os automatismos por convidado ficam em espera: e-mail de confirmação linha a linha, aviso ao anfitrião responsável e chamada de integração por registro. Ao final, os convidados criados são varridos em blocos e as integrações recebem os avisos de uma vez, identificados como importação. É o que permite subir oito mil linhas mantendo a base de clientes da empresa intocada — e entregar ao CRM do cliente um aviso de importação no lugar de oito mil chamadas.
Quatro travas que mantêm a lista de convidados íntegra
As quatro agem no servidor, antes da gravação. É o que faz o convite chegar ao telefone certo, a recepção ler o nome certo e o número de público entregue ao patrocinador se sustentar. Cada trava tem um mecanismo próprio.
Uma ficha por pessoa, mesmo vinda de três planilhas
Um índice único de organização e e-mail garante um cadastro por pessoa dentro da mesma empresa. A trava vive no banco, então vale para toda porta de entrada: importação, formulário público, API e digitação. Antes de processar o arquivo, você escolhe a política para quem já existe: atualizar, preencher apenas os campos vazios ou manter o cadastro atual.
Em qualquer política, só dado real sobrescreve dado real — valor vazio e preenchimento genérico preservam o que já estava lá. Para bases herdadas de outro sistema, existe uma tela de reconciliação que resolve conflito a conflito ou em lote, com mesclagem que escolhe o nome mais completo, o telefone mais completo e a empresa mais específica; a varredura que alimenta essa fila é executada sob demanda pela equipe da RSVP, com modo de simulação antes de gravar.
Documento e telefone validados na digitação
Os campos do formulário combinam máscara de digitação com regra de validação de conteúdo: CPF e CNPJ passam pelo dígito verificador — uma sequência repetida como 111.111.111-11 tem formato perfeito e é reprovada ali mesmo. Telefone brasileiro, CEP e placa têm regras próprias, e o telefone é normalizado antes da contagem dos dígitos, de modo que parênteses e espaços continuem aceitos.
A validação é permissiva no navegador e rigorosa no servidor, e as mensagens usam o rótulo que o organizador escreveu, em vez do nome técnico do campo. O ganho é operacional: documento válido é o que libera a entrada na portaria de um prédio corporativo, e telefone válido é o convite que chega.
Campos concatenados, separados após a migração
Uma tela dedicada varre os campos padrão e todos os campos personalizados em busca de valores concatenados — o recorrente "Ana;Paulo" numa coluna só, típico de exportação de outro sistema —, sugere as separações e permite corrigir campo a campo ou em lote, com estatística de quanto ainda falta.
Cada correção fica registrada com o campo, o valor corrigido, o autor e a data, o que encerra o alerta daquele registro e responde à pergunta que aparece toda vez que um nome é contestado na recepção: quem editou este cadastro, e quando.
A presença registrada prevalece sobre a planilha antiga
Situações que nasceram de um fato — confirmado, entrada e saída — prevalecem sobre o arquivo. A reimportação atualiza dados cadastrais e mantém o que a operação já registrou, e havendo horário de entrada na planilha a realidade física prevalece sobre a coluna de situação.
Pelo mesmo raciocínio, a sugestão automática de mapeamento deixa rótulo ambíguo para decisão humana: a coluna "Entrada", que numa planilha de RH significa início de turno, é você quem mapeia. A escolha importa porque presença em massa tem efeito permanente — o evento passa a constar como iniciado e a inscrição pública se encerra.
Categorias, campos próprios, acompanhantes e mesas
Uma lista de evento corporativo descreve públicos distintos — VIP, imprensa, patrocinador, staff, cliente —, e cada um deles traz consigo custo, restrição e assento.
Categorias com cor, criadas a partir da própria planilha
Uma pessoa pode estar em várias categorias. A coluna "VIP / imprensa / patrocinador" que o cliente já usa vira segmentação em um passo: mapeie a coluna como categoria e o segmento inédito é criado na hora, com cor. Na importação, as categorias se acumulam sobre as que o convidado já tinha; na ação em massa sobre a base, as enviadas substituem as anteriores — e os segmentos fora do alcance daquele usuário são preservados automaticamente, de modo que um perfil restrito mantém intacto o que está além da sua visibilidade.
Campos personalizados da sua operação
Nove tipos de entrada — texto, e-mail, telefone, área de texto, seleção, múltipla escolha, opção única, data e número —, com obrigatoriedade, texto de ajuda e opções. Documento, restrição alimentar, unidade de negócio, tamanho de camiseta: o que a sua operação precisa, estruturado dentro da ficha. Antes de excluir um campo, a plataforma mostra quantas pessoas têm valor preenchido e quem são, respeitando o alcance de visibilidade de quem consulta.
Acompanhante é uma linha da base, com ficha própria
Ele entra na lista como pessoa: cadastro próprio, categorias e campos personalizados próprios, situação de RSVP própria, inscrição e credencial próprias, e assento na mesa como qualquer convidado. Por isso aparece com nome em filtro, em exportação e em relatório, e entra na contagem do evento por si — em vez de virar um número na linha de quem o trouxe, que é como a planilha o registra. O vínculo fica gravado: remover o titular do evento leva junto os acompanhantes dele, em uma operação só.
Mesas e acomodação
Quadro visual de mesas com nome, capacidade e observações, alocando por clique a partir do conjunto que ainda aguarda lugar, com o acompanhante indo junto do titular. Mesa com capacidade em branco é tratada como ilimitada, a alocação bloqueada informa quantos lugares livres existem, e excluir uma mesa apenas desaloca: os convidados seguem no evento. É um módulo liberado evento a evento pela equipe da RSVP, combinado na contratação.
Recortar dezenas de milhares de contatos na própria tela
A base combina busca textual com filtros multivalor por empresa, departamento, tipo de cargo, país, categoria e evento — inclusive o filtro de quem ainda não participou de evento algum, por onde se recupera o contato esquecido. A paginação vai de 10 a 500 registros por página, e a mesma consulta que monta a tela alimenta a exportação e as ações em massa. Quando você escolhe "todos os que correspondem aos filtros", o servidor reexecuta a consulta: a lista de alvos é montada no servidor, e por isso o conjunto afetado é exatamente o que você viu. Remoção em lote é restrita a administrador e gerente.
Quantos acompanhantes cada convidado pode levar, quem dá o consentimento e o que acontece quando a capacidade acaba são decisões do convite, e estão na página de evento fechado por convite.
Quem, dentro da empresa, enxerga cada recorte da lista
A pergunta que a segurança da informação faz antes de aprovar a ferramenta é quem — entre marketing, RH, recepção e o patrocinador que pediu a lista — enxerga o telefone, o documento e o histórico de cada convidado. E em que camada esse recorte é aplicado: na tela ou na consulta ao banco.
O cadastro é da empresa; o alcance é por evento
A ficha de cada pessoa é da organização e existe uma só, e o alcance de cada usuário é concedido evento a evento, como visualizar, editar ou gerenciar. Quem entrou para operar a convenção de dezembro alcança a convenção de dezembro: o congresso de março e os contatos que chegaram por ele ficam reservados a quem tem aquela concessão. E encerrar a participação é retirar aquela concessão nominal, evento a evento.
Por segmento da lista, com padrão fechado
O acesso pode ser concedido categoria a categoria, também em três níveis, com uma permissão específica para os convidados que ainda estão fora de qualquer categoria — de modo que esse grupo também tenha dono declarado. O padrão é fechado por desenho: o alcance de um usuário começa em zero e cresce a cada categoria liberada para ele.
Por situação do convidado
Um papel sob medida define quais situações aquele perfil enxerga: quem opera a recepção vê os confirmados, e a lista de quem recusou o convite permanece com o organizador. O recorte é aplicado na consulta ao banco, e o seletor oferece apenas as situações liberadas para aquele perfil — o que se pode filtrar é exatamente o que se pode ver.
O recorte acompanha o dado quando ele sai
O mesmo alcance vale na saída: a exportação sai limitada à visibilidade de quem exporta, e a ação em massa preserva automaticamente os segmentos que estão fora daquele alcance. É o que mantém o recorte de pé depois do clique em "exportar".
Papéis sob medida, montados permissão a permissão
Quando a empresa precisa de um "Gerente Regional" ou de um "Auditor de credenciamento" além dos papéis prontos, a equipe da RSVP monta um papel exclusivo daquela organização escolhendo item a item num catálogo agrupado por área: Organização, Usuários, Eventos, Convidados, Categorias, Integrações e Mensageria. É um serviço de configuração executado pela nossa equipe a pedido — e é assim que a plataforma encaixa na matriz de acessos que a empresa já tem.
Estes três recortes valem dentro de uma empresa. Para o caso de uma agência — separar a base de um cliente da do outro, dar acesso a freelancer só no evento em que ele trabalha e retirá-lo depois —, o corte é o de organização, e ele está descrito na página para agências de eventos.
Como a lista de convidados sai da plataforma — e como ela é descartada
Uma base de convidados vale como ativo quando sai no formato que a diretoria pediu, chega sozinha ao CRM e é descartada assim que a finalidade se encerra. São três mecanismos distintos.
Exportação com colunas escolhidas — e registrada
CSV ou Excel com escolha e reordenação de colunas, incluindo uma coluna por categoria e uma por campo personalizado, respeitando os filtros aplicados e o alcance de visibilidade de quem exporta. O CSV já sai preparado para o Excel em português, com acentuação correta e colunas separadas. E exportar a base inteira da organização gera um registro de auditoria com autor, empresa, endereço de rede e formato: a saída mais sensível do sistema fica nominal na trilha.
Catorze gatilhos para o sistema do cliente
Sete deles são sobre a lista: convidado criado, atualizado e excluído; adicionado ao evento, removido do evento, dados atualizados no evento e situação de RSVP alterada. Cada aviso leva o valor anterior e o novo, com a lista de campos alterados — o CRM reage ao campo que mudou, em vez de comparar bases inteiras. Os gatilhos disparam na camada de dados: a mesma alteração feita no painel, no formulário público ou pela API produz o mesmo aviso.
API REST versionada e rastro de cada chamada
A API cobre listagem e abertura de eventos, lista de convidados, criação e atualização de convidado, e é autenticada com as credenciais de um usuário da plataforma — respeitando o papel dele, as permissões por evento e os módulos contratados. Toda chamada recebida por webhook é registrada; as de saída ficam registradas com o interruptor de histórico ligado. Criar, ativar, desativar ou regenerar a chave de uma integração entra na trilha de auditoria, que registra a ação e preserva o sigilo do valor de chaves e segredos; o histórico tem retenção padrão de 90 dias.
Descarte: o que é anonimizado, e o que continua de pé
A anonimização é operada no escopo do evento, em dois modos. O definitivo é irreversível: nomes viram inicial e máscara, endereços viram e-mails fictícios com estrutura preservada, campos livres viram texto de remoção. O reversível cifra com uma chave definida pelo administrador e mantida fora da plataforma: a reabertura depende exclusivamente de quem guarda essa chave, e é justamente aí que está a garantia. Um registro único de raspadores percorre mais de trinta conjuntos de dados e vai além da ficha do convidado: inscrições, campos personalizados, respostas de pesquisa, disparos, extratos de pontos, registros de integração e as planilhas de importação.
E há a regra que mantém o resto da operação de pé: como existe uma ficha por pessoa por empresa, o cadastro acompanha o último evento daquela pessoa. Anonimizar o congresso do ano passado limpa o que é daquele evento — participação, respostas, conversas — e conserva o nome dela na lista da convenção de dezembro, onde ela ainda é esperada.
Perguntas frequentes sobre gestão de convidados
Como importar uma lista de convidados de um evento corporativo a partir de uma planilha?
Um assistente de três etapas — envio, mapeamento e confirmação — recebe o arquivo em XLS, XLSX ou CSV de até 10 MB e pede o mapeamento das colunas, já sugerindo o destino de rótulos comuns em português e inglês, como nome, sobrenome, empresa, departamento, cargo, país e categoria. A coluna de e-mail é obrigatória para avançar. Você vê as primeiras linhas já transformadas antes de qualquer gravação, e o processamento roda em segundo plano, em lotes de 100 linhas, com percentual, cancelamento e um relatório final que aponta o número da linha de cada erro na planilha original.
O que acontece quando a mesma pessoa chega por três planilhas diferentes?
Ela permanece com uma ficha só: um índice único de organização e e-mail garante um cadastro por pessoa dentro da mesma empresa, e essa trava vive no banco, valendo para importação, formulário público, API e digitação. Antes de processar a planilha, você escolhe a política para quem já existe: atualizar, preencher apenas os campos vazios ou manter o cadastro atual. Em qualquer uma delas, só dado real sobrescreve dado real — valor vazio e preenchimento genérico preservam o que já estava lá. As integrações que recebem dados do CRM têm a escolha equivalente, atualizar o cadastro ou ignorar o envio repetido, e a mesma proteção para envio incompleto.
Dá para reimportar a planilha corrigida preservando quem já confirmou ou já compareceu?
Sim: a reimportação atualiza os dados cadastrais e mantém o que a operação já registrou, porque situações nascidas de um fato — confirmado, entrada e saída — prevalecem sobre o arquivo. É o que sustenta, na segunda-feira seguinte, o número de presença que alimenta relatório e prestação de contas ao patrocinador, mesmo quando a versão antiga da planilha é enviada de novo.
Como controlar o que cada pessoa da equipe enxerga na lista de convidados?
Recortando a própria lista: por categoria de convidado, em três níveis, com uma permissão específica para quem ainda está fora de qualquer categoria; e por situação, de modo que um perfil veja apenas os confirmados. Os dois recortes se combinam com o acesso concedido evento a evento e valem na consulta ao banco: o seletor oferece só as situações liberadas para aquele perfil, e a exportação sai limitada ao alcance de quem exporta. O padrão é fechado — o alcance começa em zero e cresce a cada categoria liberada.
Acompanhante entra na lista como pessoa ou como número?
Como pessoa: o acompanhante tem cadastro próprio, categorias e campos personalizados próprios, situação de RSVP própria, inscrição e credencial próprias, e ocupa assento na mesa como qualquer convidado — então aparece com nome em filtro, em exportação e em relatório. O vínculo com o titular fica registrado nos dois sentidos: remover o titular do evento leva junto os acompanhantes dele, em uma operação só.
Dá para guardar na lista os campos que só a nossa empresa usa?
Sim: você cria campos personalizados da organização em nove tipos de entrada — texto, e-mail, telefone, área de texto, seleção, múltipla escolha, opção única, data e número — com obrigatoriedade, texto de ajuda e opções. Eles aparecem no cadastro, na ficha, na importação e na exportação, com uma coluna por campo. Antes de excluir um campo, a plataforma mostra quantas pessoas têm valor preenchido e quem são, respeitando o alcance de visibilidade de quem consulta: a exclusão acontece com o impacto na tela, um campo usado por quatro mil pessoas inclusive.
Como a lista de convidados conversa com o CRM da empresa?
A lista troca dados com o CRM nos dois sentidos, com a configuração feita na própria tela. Para receber, cada integração ganha um endereço próprio de webhook e uma chave própria, guardada criptografada, com assinatura opcional da requisição e janela contra reenvio; o de/para dos campos é desenhado na tela, com tradução de valores. Para enviar, são catorze gatilhos de negócio, sete deles sobre a lista — convidado criado, atualizado, excluído, adicionado ao evento, removido do evento, dados atualizados no evento e situação de RSVP alterada —, cada um levando o valor anterior e o novo. Os gatilhos disparam na camada de dados: a alteração feita no painel, no formulário público ou pela API produz o mesmo aviso. Existe ainda uma API REST versionada, autenticada com as credenciais de um usuário da plataforma e sujeita ao papel e às permissões dele.
O que acontece com os dados da lista depois que o evento acaba?
A anonimização é operada no escopo do evento, em dois modos: o definitivo, irreversível, e o reversível, cifrado com uma chave definida pelo administrador e mantida fora da plataforma — a reabertura depende exclusivamente de quem guarda essa chave. Um registro único de raspadores percorre mais de trinta conjuntos de dados e vai além da ficha do convidado: inscrições, campos personalizados, respostas de pesquisa, disparos, extratos, registros de integração e as planilhas de importação. E há a regra que mantém o resto da operação de pé: o cadastro da pessoa acompanha o último evento dela, então anonimizar o congresso do ano passado conserva o nome dela na lista da convenção de dezembro.
Importação e exportação de planilhas são módulos liberados por evento, conforme o plano contratado — vale confirmar o escopo na conversa, antes de desenhar o processo em cima delas.
Traga a sua planilha para a demonstração
Na demonstração dá para ver o mapeamento das colunas do seu arquivo, a política aplicada a quem já existe na base e a tela de quem enxerga um único segmento da lista.
Quer ver o que essa lista faz no dia do evento? Conheça o credenciamento de eventos.