Plataforma para convenções e eventos internos corporativos
Kick-off, convenção de vendas, treinamento e reunião de liderança começam com a lista pronta. A plataforma controla as vagas de cada sessão, credencia a entrada em vários pontos e devolve ao RH e ao marketing quem esteve em cada sessão.
Ideal para
- Convenção de vendas
- Kick-off
- Reunião de liderança
- Treinamento
- Semana de integração
- Encontro anual
- Premiação interna
- Evento de cultura e RH
As seis decisões de um evento interno
Público conhecido, salas com teto e uma diretoria que quer saber quem foi. Duas das seis decisões são explicadas aqui; as outras quatro têm página própria.
Quem pode entrar
Evento interno costuma ser aberto só à lista da empresa ou aos e-mails do domínio corporativo. Se o link circular fora, quem não se enquadra recebe a recusa na tela de acesso, com a marca da empresa.
Como as listas das áreas viram uma só
Cada diretoria manda a planilha no seu formato. A importação mapeia as colunas, cria categorias a partir de uma coluna, como região, diretoria ou cargo, e a carga não dispara e-mail de confirmação para nenhum convidado.
Como a agenda paralela é organizada
Workshops e salas simultâneas têm início, término e capacidade próprios. O convidado escolhe a sessão na inscrição e o servidor confere a vaga no envio, mesmo quando a página ainda mostra a vaga. A passagem por cada sessão é registrada na porta, com horário e o nome de quem registrou.
Como o convite chega a quem não abre a caixa de entrada
Nem toda equipe lê o e-mail corporativo. O convite pode sair também do número oficial de WhatsApp da empresa, e o botão da mensagem atualiza a resposta na lista.
O que o RH e a diretoria recebem depois
Presença por categoria, como área ou regional, permanência e a passagem por cada sessão. No relatório de pesquisas, a adesão é medida sobre quem esteve presente, e não sobre a lista de convidados. A saída não registrada aparece como estimativa, e a permanência e as respostas da pesquisa exportam em planilha.
O que acontece na porta
Vários pontos de credenciamento operam sobre a mesma lista, e quem chega fora dela é cadastrado na porta com o formulário do evento.
Um evento interno de 800 convidados, na prática
Um roteiro montado para mostrar a ordem das coisas, do mês anterior ao dia seguinte. Não é caso de cliente.
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30 dias antes
As planilhas das regionais entram por importação, e cada região vira uma categoria da lista.
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21 dias antes
O convite sai pelo e-mail e pelo WhatsApp da empresa, com a página do evento no domínio da empresa.
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7 dias antes
Os lembretes automáticos chegam por e-mail e pelo WhatsApp.
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No dia
Vários pontos de credenciamento leem os QR Codes sobre a mesma lista. Quem chega fora da lista é cadastrado na porta.
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No dia seguinte
O relatório de presença e permanência por região sai em planilha, e a adesão à pesquisa é medida sobre quem esteve presente.
Escopo, dito antes da proposta
O que a plataforma cobre num evento interno e o que fica de fora, para a conversa comercial começar do que existe.
Programação e palestrantes
A programação e os palestrantes aparecem na página do evento. O aplicativo com agenda personalizada e networking entre participantes não faz parte da plataforma.
Mesas e gamificação
São módulos liberados por evento: as mesas e a gamificação, com pontos, brindes e resgates.
Ver as mesas em galas e premiações Ver os pontos e brindes em ativaçõesImportação da lista
A importação exige a coluna de e-mail: é por ela que a plataforma reconhece a mesma pessoa em planilhas diferentes.
Perguntas frequentes sobre eventos internos corporativos
Como organizar workshops paralelos com vagas limitadas num evento interno?
Cada sessão tem início, término e capacidade próprios. O convidado escolhe a sessão na inscrição, e o servidor recusa a inscrição que passaria da capacidade da sessão, mesmo quando a página ainda mostra a vaga.
Como saber quem participou de cada sessão de uma convenção?
A equipe registra a passagem do convidado na porta de cada sessão, pelo aplicativo ou pela estação no navegador, com o horário e o nome de quem registrou. O relatório lista quem esteve em cada uma. Na permanência do evento, a saída que não foi registrada aparece marcada como estimada.
Dá para medir a satisfação só de quem esteve no evento?
Sim. No relatório de pesquisas, a adesão é calculada sobre quem fez check-in, e não sobre toda a lista, para que duzentas respostas não sejam lidas como a opinião de duas mil pessoas. As respostas exportam em planilha.
O convite pode sair por WhatsApp para os colaboradores?
Sim, pelo número oficial de WhatsApp Business da empresa, conectado por ela à Meta. O colaborador confirma tocando em um botão, e a resposta atualiza o status na lista.
Como tratar os dados pessoais dos colaboradores inscritos num evento interno?
A inscrição registra o aceite dos termos e, depois do evento, a empresa anonimiza os dados pelo próprio painel, de forma definitiva ou reversível. Na forma reversível, a chave fica sob a custódia da empresa. Cada operação fica em log de auditoria.
O link do evento foi encaminhado para fora da empresa. O que acontece?
Se a página estiver restrita à lista de convidados ou ao domínio corporativo, quem chega pelo link informa o e-mail, e quem não está na lista nem num domínio liberado recebe a mensagem de recusa que a empresa escreveu, na tela de acesso com a marca dela.
Veja uma convenção rodando na plataforma
Em uma demonstração você vê a agenda com vagas por sessão, o credenciamento em vários pontos sobre a mesma lista e o relatório de presença que sai no fim.
Quer saber como funciona a contratação? Veja como se contrata por evento.