Plataforma para galas e premiações com mesas e mapa do salão
Cada convidado na sua mesa, cada mesa com a capacidade que a equipe definiu e o salão desenhado sobre a planta. O acompanhante ocupa um lugar, a mesa cheia recusa mais gente, e a mesa chega ao convidado na mensagem e ao operador na tela de check-in.
Ideal para
- Gala de premiação
- Jantar de gala
- Noite de reconhecimento
- Jantar de encerramento
- Cerimônia com jantar
- Aniversário da empresa
- Homenagem
- Premiação de fornecedores
As seis decisões de uma gala
Numa gala, o que pesa é o lugar de cada um: quantos cabem na mesa, onde ela fica no salão e como o convidado fica sabendo. Três das seis decisões são explicadas aqui; as outras três têm página própria.
Quantos cabem em cada mesa
A equipe cria as mesas com nome e capacidade, e a capacidade em branco não limita os lugares. Titular e acompanhantes ocupam um lugar cada, e alocar o titular leva os acompanhantes para a mesma mesa. Quando o grupo não cabe, a alocação é recusada e a tela diz quantos lugares livres restam. Quem recusou o convite não aparece entre os convidados a alocar, e excluir uma mesa apenas desaloca: os convidados seguem no evento.
Onde cada mesa fica no salão
O organizador envia a planta do salão como imagem, em JPG, PNG ou WebP de até 20 MB, e um evento pode ter várias, uma por andar ou por ambiente. As mesas se arrastam para o lugar delas na planta, e cada uma mostra o nome e quantos lugares estão ocupados; a mesa cheia aparece com a borda tracejada. Arrastar um convidado até a mesa também o aloca, e remover a planta não remove as mesas nem quem já estava sentado.
Como o convidado e a porta ficam sabendo a mesa
A mesa entra nas mensagens: o WhatsApp e o e-mail levam uma variável com a mesa de cada destinatário, e a página do evento pode mostrá-la ao convidado que a abre já identificado. No credenciamento, a busca da tela de check-in traz a mesa do convidado, e a confirmação dele mostra a mesa em uma linha, para o operador dizer em voz alta. Nada é enviado sozinho quando a mesa muda: a mesa vai na mensagem quando a mensagem sai.
Como o convite chega
O convite é pessoal e sai do número de WhatsApp da empresa, e o convidado responde tocando em um botão. A resposta atualiza a lista de quem vai, sem ninguém digitar nada.
Quem entra na página do evento
Numa gala a lista costuma ser fechada. A página do evento pode se abrir só para os convidados da lista ou para os e-mails de um domínio que você liberar, e a tela de acesso leva a marca de quem convida.
Quem chega sem estar na lista
Quem aparece de última hora é cadastrado na própria porta, com o formulário do evento, e a entrada dele é registrada no mesmo passo em que o cadastro sai.
Um jantar de premiação para 240 convidados, na prática
Um roteiro montado para mostrar a ordem das coisas, da lista ao dia do jantar. Não é caso de cliente.
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45 dias antes
A lista dos convidados entra por importação, e a equipe cria as mesas com o nome e a capacidade de cada uma.
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30 dias antes
A planta do salão é enviada, e cada mesa é arrastada para o lugar dela na planta.
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21 dias antes
O convite pessoal sai pelo número de WhatsApp da empresa, e a equipe vai alocando quem confirma, com os acompanhantes juntos.
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2 dias antes
Uma mensagem de lembrete sai com a mesa de cada convidado, e quem ainda não tem mesa recebe a mensagem sem a variável.
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No dia
No credenciamento, o operador busca o convidado e vê a mesa dele na confirmação. Quem chega fora da lista é cadastrado na hora.
Escopo, dito antes da proposta
O que a plataforma cobre numa gala e o que fica de fora, para a conversa comercial começar do que existe.
Mesa, e não cadeira
A alocação é por mesa: a plataforma não marca a cadeira nem distribui os convidados sozinha. Quem decide onde cada grupo senta é a equipe, por clique ou arrastando, e a plataforma faz as contas dos lugares.
Módulo liberado por evento
O mapa e as mesas são um módulo liberado evento a evento pela equipe da RSVP, combinado na contratação, e não fazem parte de toda contratação.
O que sai e o que não sai
A mesa vai na mensagem e na tela de check-in. Não há cartão de mesa nem lista impressa por mesa, e a exportação da lista não traz a mesa. A planta é do organizador: o convidado recebe o nome da mesa, e não a planta.
Perguntas frequentes sobre galas e premiações
Como o convidado descobre em qual mesa vai sentar?
A mesa vai onde a equipe já fala com o convidado. As mensagens de WhatsApp e os e-mails aceitam uma variável com a mesa de cada destinatário, resolvida no envio, e quem ainda não tem mesa recebe a mensagem sem sobra de texto no lugar dela. A página do evento também mostra a mesa ao convidado que a abre já identificado, e um bloco pode aparecer só para quem tem mesa.
A plataforma distribui os convidados pelas mesas sozinha?
Não. Quem decide onde cada grupo senta é a equipe, por clique ou arrastando o convidado até a mesa, e a plataforma faz as contas: soma os lugares do titular e dos acompanhantes, recusa o grupo que não cabe e diz quantos lugares livres restam. A alocação também é por mesa, e não por cadeira.
Dá para ter mais de um salão ou andar no mesmo evento?
Dá. O evento aceita várias plantas, cada uma com o nome do ambiente, e a tela do mapa troca de uma para outra. Cada mesa fica em uma planta só, e as que ainda não foram posicionadas esperam na lista de mesas fora do mapa. Remover uma planta não remove as mesas nem desfaz quem já estava sentado: elas voltam para essa lista.
A mesa sai na exportação da lista de convidados?
Não. A exportação da lista não traz a coluna de mesa. A mesa está na tela de mesas, nas mensagens e no cartão do convidado na tela de check-in.
O acompanhante conta como lugar na mesa?
Conta. Cada acompanhante é uma pessoa do evento e ocupa um lugar, e alocar o titular leva os acompanhantes dele para a mesma mesa, na mesma operação. A capacidade é conferida com todos os lugares somados, e tirar o titular da mesa tira os acompanhantes junto.
Veja uma gala organizada em mesas na plataforma
Em uma demonstração você vê as mesas sendo montadas sobre a planta, o acompanhante ocupando lugar junto com o titular e a mesa aparecendo na confirmação do convidado no credenciamento.
Quer saber como funciona a contratação? Veja como se contrata por evento.