Plataforma de RSVP para agências de eventos e live marketing
A agência opera o evento de cada cliente, com equipe que se renova a cada montagem e a marca do contratante à frente. Aqui o dado é recortado por organização, por evento e por segmento da lista — e a jornada do convidado sai no domínio e no número do cliente.
Três cortes independentes separam um cliente do outro
Multiempresa, aqui, tem endereço no código: o dado de um cliente existe para quem tem vínculo com a organização dona dele, e a conferência é feita a cada leitura. Os três cortes valem sozinhos e se combinam.
O corte que separa duas contas
A base de convidados pertence a uma organização, e o próprio banco garante o e-mail único dentro dela, por índice único em (organização, e-mail). Antes de qualquer leitura de convidado, evento ou categoria, o sistema confere o vínculo do usuário com a organização dona daquele registro: o vínculo é a condição para o recurso existir. Uma conta pode possuir várias organizações e alternar entre elas no mesmo login — a organização ativa fica na sessão, e o vínculo é reconferido a cada leitura.
O corte que separa dois projetos da mesma conta
Abaixo da permissão global, o acesso é por atribuição: a pessoa enxerga apenas os eventos aos quais foi atribuída, em três níveis — visualizar, editar ou gerenciar. Vale na lista, nos filtros, nos contadores e no aplicativo de check-in, que aplica o mesmo recorte. A conferência é feita contra a organização dona do evento: é o vínculo com ela que decide, qualquer que seja a organização aberta na tela — por link direto, um gerente alcança os eventos da própria empresa do grupo.
O corte dentro do mesmo evento
O acesso também se concede por categoria de convidado — VIP, imprensa, patrocinador, staff —, nos mesmos três níveis. Nas telas de convidados do painel, quem tem esse recorte abre o evento e enxerga os segmentos que lhe foram atribuídos: é o corte para duas equipes dividirem o mesmo evento, cada uma no seu segmento. Ele organiza o trabalho; a barreira entre dois clientes continua sendo a de organização.
Na prática, a agência escolhe a granularidade: um cliente que exige base separada por contrato ganha uma organização própria — o teto padrão é de três organizações por conta e é ampliado a pedido; clientes que convivem na mesma base são separados por evento e por categoria, reaproveitando o mesmo cadastro.
Freelancer entra por convite, opera o evento atribuído e sai por revogação
A equipe de credenciamento de uma agência se renova a cada montagem, e o que o cliente quer ver documentado é a saída: revogar o vínculo encerra o acesso àquela lista no mesmo instante e devolve o assento para a montagem seguinte.
O convite carrega o papel e vale por 7 dias
O convite é enviado por e-mail com o papel já definido e vale por sete dias; passado o prazo, um convite novo restabelece a entrada. Ao aceitar, a pessoa passa a ter aquele papel NESTA organização, e o papel que ela tem na própria empresa segue intacto: a mesma conta pode ser recepção num cliente e gerente em outro.
Além dos papéis prontos, a RSVP configura um papel sob medida escopado à organização, com as permissões exatas e até com o recorte de quais situações de convidado aquele papel enxerga. Esse papel customizado é configurado hoje pela equipe da plataforma; a tela de convite atribui os papéis prontos.
Um papel para a porta, outro para o relatório do cliente
São sete papéis prontos, seis deles atribuíveis pelas telas. Recepção abre os eventos atribuídos e faz check-in, e a exportação da lista fica com os papéis acima dele. Data Viewer alcança exatamente uma coisa: o relatório dos eventos em que foi atribuído, em modo de leitura — é o acesso que se entrega ao cliente final, com a base de relacionamento da agência inteira do lado da agência.
A separação existe porque credenciar, configurar e ler número são três autoridades distintas: cada papel recebe a sua, e só ela.
Revogar o vínculo devolve o assento na hora
Revogar o vínculo encerra o acesso àquela organização no mesmo instante e devolve o assento para a equipe. A revogação é a garantia, e é um ato do administrador: a plataforma trabalha por revogação, e não por prazo de validade automático. A conta do freelancer e a organização de origem dele seguem intactas.
Um detalhe que vale saber antes: o teto conta vínculos ativos, então o assento volta pela revogação do vínculo — desativar a conta mantém o vínculo de pé. O teto padrão é de cinco assentos por organização e é ajustado pela RSVP.
A marca que chega ao convidado é a do cliente — no site, no e-mail e no WhatsApp
Numa operação de agência há três marcas em jogo, e a que aparece para o convidado é a do cliente. Os três canais da jornada são configurados por evento — o que permite atender clientes diferentes, com endereços e números diferentes, na mesma conta.
No domínio do cliente
O domínio próprio se configura no nível do evento: cada evento pode responder no endereço do seu cliente, com certificado SSL, e o endereço responde igual nas duas formas, com “www” e na raiz. Naquele domínio vive exatamente a página pública daquele evento e os arquivos de que ela precisa — o painel da agência mora no endereço da plataforma, um caminho fora dessa lista devolve o visitante para a página do evento, e requisição de arquivo ou de API recebe 404. Na exclusão do evento, o domínio da página e o de envio de e-mail voltam a ficar livres para um recadastro futuro.
No domínio verificado do cliente
Com o domínio de e-mail verificado por SPF e DKIM, os envios do evento saem de um endereço no domínio do próprio cliente, com a parte antes do arroba escolhida por você. O remetente da plataforma cobre o intervalo até lá: o sistema espera o DNS confirmar para promover o domínio do cliente a remetente.
No número oficial do cliente
A resolução do remetente segue a ordem evento, organização, plataforma — então cada cliente conversa com os convidados dele pelo próprio número, e a agência opera todos a partir da mesma conta. Um ponto que vale deixar claro já na assinatura é de quem é o canal: o número e a conta da Meta são do cliente, conectados por ele, e a agência opera em cima disso. Encerrado o contrato, o relacionamento construído naquele número continua do lado dele — e é justamente por isso que ele aceita usá-lo.
A mecânica do canal de WhatsApp em si — como o número é conectado à Meta, por que o modelo precisa de aprovação antes do disparo e o que acontece quando a conexão de um evento quebra no meio de uma campanha — está na página de RSVP por WhatsApp.
A escala do evento, com cachê, data de pagamento e presença
A escala de freelancers vive na organização, ao lado do resto da operação: quem trabalhou, em que função, por quanto e com pagamento previsto para quando — registrado no mesmo lugar em que está o evento.
Banco de talentos da organização
Recepcionistas, seguranças, fotógrafos, DJs, garçons e promotores em uma base reaproveitável: identificação e documento anexado; dados fiscais com CPF, RG, CNPJ, razão social, inscrições estadual e municipal e indicação de emissão de nota; dados de pagamento com banco, agência, conta e chave PIX; e dados de operação — tamanho de manequim para uniforme, restrições alimentares e idiomas falados. Endereço com preenchimento automático pelo CEP.
Funções no vocabulário da agência
Cada organização cadastra as próprias funções — recepcionista, coordenador, segurança, fotógrafo — com nome, categoria e cor, e um mesmo profissional acumula quantas fizerem sentido. O filtro do banco de talentos aceita uma ou mais funções ao mesmo tempo, e a tela de funções mostra quantos profissionais há em cada uma.
Escalação por evento, com cachê e data de pagamento no registro
A escala guarda função, horário de entrada e de saída, valor do serviço, data prevista de pagamento e observações. A alocação em massa é idempotente: quem já está no evento é mantido como está, e o sistema informa quantos entraram e quantos foram pulados. A validação exige saída posterior à entrada, valor em zero ou acima, e profissional da organização dona do evento.
Cinco estados, do convite ao serviço realizado
Cada escalado percorre cinco estados — Convidado, Pendente Confirmação, Participação Confirmada, Serviço Realizado e Não Compareceu —, trocados na própria lista. É a evidência que sustenta a cobrança do fornecedor de mão de obra e a prestação de contas ao cliente, e o histórico que decide quem chamar de novo.
Cachê é dado sensível, e a tela trata assim
A escala registra valor de serviço e data de pagamento, então a tela pede papel de Administrador ou Gerente avaliado na organização dona do evento. É um posto acima da permissão genérica de editar evento: quem gerencia outra empresa do mesmo grupo, ou carrega um papel customizado com edição de evento, chega até a configuração do evento — o cachê fica com o posto de cima.
Do outro lado, as estatísticas de utilização cruzam profissionais e eventos — quantos profissionais cada evento mobilizou, em quantos eventos cada profissional trabalhou e quem foi o mais acionado do período —, sempre com escopo estrito de organização.
Cobrança por evento, recibo por cliente
Agência tem sazonalidade, e a contratação acompanha: paga-se por evento contratado, e a conta segue o calendário de eventos. Cada organização tem o próprio cadastro de cobrança e os próprios recibos, o que mantém o repasse ao cliente rastreável documento a documento.
Consolidado de quem tem mais de uma organização
Quando a mesma conta possui duas ou mais organizações, uma tela de topo mostra, por organização, quantos eventos foram contratados, quanto foi pago e quanto foi reembolsado. É o panorama que se abre antes de entrar em qualquer uma delas.
Reembolso com a regra aplicada no servidor
A política de reembolso é aplicada pelo sistema: arrependimento em até 7 dias da contratação devolve integral; a mais de 7 dias do evento, metade; nos 7 dias finais, o valor fica retido. O direito de arrependimento vale até o evento acontecer, e o estorno usa chave por contratação — duplo clique gera um reembolso só.
A cota gratuita é do proprietário
Vale saber antes de abrir contas: a cota do plano gratuito é contada por proprietário e vale uma para todas as organizações dele, com uma trava que garante um uso por vez.
Perguntas de quem opera evento para terceiros
Como uma agência separa a base de convidados de um cliente da do outro?
O corte é por organização: a base de convidados pertence a uma organização, o e-mail é único dentro dela por índice único em banco, e toda leitura de convidado, evento ou categoria confere primeiro o vínculo do usuário com a organização dona do registro. Uma mesma conta pode possuir várias organizações e alternar entre elas no mesmo login, com a base da organização ativa em tela por vez.
Dá para dar acesso a um freelancer apenas no evento em que ele vai trabalhar?
Sim: abaixo da permissão global o acesso é por atribuição, e a pessoa enxerga somente os eventos aos quais foi atribuída, em três níveis — visualizar, editar ou gerenciar. O recorte vale na lista de eventos, nos contadores e também no aplicativo de check-in, que aplica exatamente o mesmo filtro. Para ela, a agenda da agência é o evento dela.
Como tiro o acesso de quem saiu da operação depois do evento?
Revogando o vínculo daquela pessoa com a organização: o acesso termina no mesmo instante e o assento volta para a equipe. A revogação é o mecanismo — a plataforma trabalha por revogação, e não por prazo de validade automático. E o assento volta pela revogação do vínculo: desativar a conta mantém o vínculo de pé.
Que acesso eu entrego ao cliente final para ele acompanhar o resultado do evento?
O papel Data Viewer: ele abre o relatório dos eventos em que a pessoa foi atribuída, em modo de leitura, e esse é exatamente o alcance dele. É o acesso que se entrega ao diretor de marketing do cliente, com a base de relacionamento da agência inteira do lado da agência.
Cada cliente pode ter um domínio diferente dentro da mesma conta da agência?
Sim: o domínio próprio se configura no nível do evento, então cada evento pode responder no endereço do seu cliente, com certificado SSL, e o endereço responde igual nas duas formas, com "www" e na raiz. Nesse domínio vive a página pública daquele evento e os arquivos de que ela precisa: o painel da agência mora no endereço da plataforma, um caminho fora dessa lista devolve o visitante para a página do evento, e requisição de arquivo ou de API recebe 404.
Dá para usar um número de WhatsApp diferente para cada cliente?
Dá: a resolução do remetente segue a ordem evento, depois organização, depois plataforma, e um número conectado a um evento específico tem precedência absoluta sobre o da conta. Se a conexão daquele evento cair, o sistema interrompe o envio em vez de trocar o remetente em silêncio — um modelo aprovado na conta do cliente vale só naquela conta. A volta ao remetente da conta é um ato: desconectar o número do evento.
É possível repetir a montagem de um evento anterior em um evento novo?
O caminho é aplicar um Modelo de Páginas ao evento novo: ele redesenha de uma vez a landing, as páginas de confirmação e de acesso, a área logada, as telas de pesquisa e os 14 e-mails transacionais. O acervo da organização — base de convidados, categorias, campos personalizados e banco de talentos — já atravessa por conta própria. Duplicação do evento em si não existe na plataforma.
Como fica a cobrança quando a agência atende vários clientes?
A contratação é por evento contratado, e cada organização tem o próprio cadastro de cobrança e os próprios recibos. Quem possui duas ou mais vê um consolidado com quantos eventos, quanto foi pago e quanto foi reembolsado em cada uma. A cota do plano gratuito, essa, é do proprietário: organizações do mesmo dono dividem a mesma cota.
Traga dois clientes seus para a demonstração
A conversa útil com uma agência é montar, na tela, dois clientes com equipes diferentes e ver onde cada corte age — com a sua operação como exemplo.
Quer ver a plataforma inteira, além do recorte de agência? Veja a jornada do convidado do convite ao pós-evento.